Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018).
Varhaiskasvatuksen tietovarantoon, eli Vardaan, tallennettuja tietoja käytetään lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamisessa, hallinnon toiminnan tehostamisessa, varhaiskasvatuksen kehittämisessä ja päätöksenteossa sekä varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.
Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien (jäljempänä huoltajien) tiedot 1.9.2019 lähtien. Lisäksi kunnalla on velvollisuus tallentaa varhaiskasvatuksessa annettavaa tukea koskevat hallintopäätösten lukumäärätiedot vuodesta 2024 alkaen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Loviisan kaupunki tallentaa varhaiskasvatuksessa olevasta lapsesta seuraavat tiedot Vardaan:
Osa tiedoista on kerätty lapsen huoltajilta varhaiskasvatuspaikan hakemisen yhteydessä, osan tiedoista varhaiskasvatuksen järjestäjä tallentaa suoraan Vardaan.
Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten väestötietojärjestelmään merkityistä huoltajista seuraavat tiedot:
Niiden lapsen perheeseen kuuluvien vanhempien tietoja, jotka eivät ole lapsen huoltajia, ei tallenneta Vardaan,
Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Lapsen ja huoltajan oppijanumeron kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta.
Loviisan kaupunki siirtää varhaiskasvatuksessa olevaa lasta koskevat tiedot sekä heidän huoltajien tiedot operatiivisesta varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä CGI Vesasta Vardaan järjestelmäintegraation avulla.
Rekisterinpitäjät
Rekisterinpitäjinä Vardassa toimivat Opetushallitus sekä kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat. Opetushallituksen tietosuojavastaavana toimii Jyrki Tuohela, tietosuoja(at)oph.fi. Loviisan kaupungin tietosuojavastaavana toimii Melissa Longhurst, melissa.longhurst(at)loviisa.fi. Rekisterinpitäjänä Loviisan kaupunki on vastuussa siitä, että tallentaa tiedot Vardaan ja tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.
Tietojen luovuttaminen
Tietovarantoon ei lähtökohtaisesti sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tiedon luovuttamista koskevia säännöksiä. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten lakisääteiseen toimintaan. Lasten tietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle vuodesta 2020 lähtien. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten. Ajantasainen lista viranomaisista, joille luovutetaan Vardasta tietoja viranomaistehtävien hoitoon, löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234.
Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Vardan sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.
Henkilötietojen säilytysaika
Lasta ja hänen huoltajiaan koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Lapsen huoltajalla on oikeus saada tietoa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen ja omien henkilötietojensa käsittelystä sekä saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Lisäksi Vardaan rekisteröidyn lapsen huoltajalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät tietosuojaselosteesta osoitteesta https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/.
Vardaan tallennettuja tietojasi tai lapsesi tietoja voit huoltajana katsella Vardan kansalaisnäkymässä, jonka löydät Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelusta osoitteesta https://opintopolku.fi/oma-opintopolku/. Tutustu palvelun käyttöohjeisiin. Mikäli sähköinen asiointi ei onnistu, Vardaan tallennettuja tietoja voi pyytää lomakkeella, johon löytyy linkki Vardan tietosuojaselosteelta.
Lisätiedot:
